1 总则
1.1 结案卷宗是全面反映律师团队对案件工作过程及工作成果的载体。
1.2 在结案后,律师团队应当全面收集案件办理过程中全部材料,对所有团队成员掌握的纸质案卷、电子文档、往来邮件、影音资料等全部材料筛选、整理,并根据内容、重要性、保密要求等制作卷宗、存入档案或销毁。
1.3 整理案卷包括阅卷、整卷、制卷三个步骤。
1.4 诉讼案件结案卷宗,按照本指引进行归档制作卷宗,非诉讼项目,参照本指引。
2 阅卷
2.1 阅卷是整理案卷的基础性工作,是案卷整理的起点,决定了案卷整理水平的上限。
2.2 整理者应当向案件办理团队的全体出庭律师、辅庭律师依次索取案件所有纸质文档,拷贝电子文档,以及收集其他案件材料。
2.3 整理者应当浏览全部资料,并同时建立案件档案整理表,表格应包括以下内容:
2.3.2 材料类型,指该材料属于本指引3.2条所列哪个模块,以便后续整卷便利;
2.3.3 材料来源,指在收集材料过程中,该材料来源于哪位律师或律师助理处,以便后续核对或处理需要;
2.3.4 材料形式,指该材料目前的保存形式,纸质版、电子版、影音资料,如一份文件存在多种形式,需仔细核对确认最终稿;
2.4 整理者应根据案件档案整理表,对阅卷材料进行初步分类筛选:
2.4.2 纸质材料,应初步分类是否属于入卷材料,如遇原件,原则上应复印后入卷,原件归还客户;
3 整卷
3.1 整卷是制定案卷目录,并将入卷材料按顺序排列,确定卷宗内容的过程,是整理案卷最核心的部分。
3.2 诉讼案件结案卷宗,基本按以下模块顺序排列:结案报告-终审裁判文书-我方律师工作文件-对方文件-原审材料-其他材料。各模块内容,一般按类别依时间正序排列(如多份工作报告,按出具时间顺序排列)。具体如下:
3.2.2 案件终审裁判文书/律师工作所涉所有裁判文书。如出现多份裁判文书,建议采取按时间顺序排列,如非因本团队工作形成之裁判文书,不列入此部分。
3.2.3 律师工作文件。此部分一般按照律师工作前后顺序或文件重要程度排列,包括案件前期分析意见、诉讼法律文书、案件诉讼图表、日常工作报告、工作往来函件及其他材料。此部分最终顺序,由出庭律师根据案件情况确定。
3.2.4 我方本次诉讼程序或本诉讼阶段所涉证据,包括证据目录及证据文件。
3.2.5 对方本次诉讼程序或本诉讼阶段主要文件,包括对方主要法律意见、对方主要证据、对方诉讼中传递的其他文件等。
3.2.6 原审或其他诉讼程序材料。此部分材料为本阶段案件办理的背景材料,以便阅卷人了解案件来龙去脉。一般按各审判程序或时间倒序排列,各程序或阶段内文件参照前述本阶段文件排列顺序。
3.2.7 其他材料,包括律师授权文件、案件其他应入卷材料等。
3.3 可使用Excel中的“筛选”功能,从案件档案整理表中提取每个模块对应文件,再在模块内安排顺序。
3.4 整理案卷后的未入卷材料,按以下方式处理:
3.4.1 如属涉及客户隐私或商业秘密材料,应由主办律师与客户确认后方可入卷,不便入卷内容材料,应交还主办律师或保密义务人处理;
3.4.2 如属其他应归档资料,如律所内部讨论记录等,应以案件内档形式归档管理;
3.4.3 如属其他非保密资料,本着环保目的,将单面材料处理后重复利用纸张。
3.5 案卷所涉影音资料,如需作为卷宗一部分,应专门建立文件夹统一存放。
3.6 一般单本卷宗厚度不超过300页,如超出厚度,分卷时尽量保持模块完整。
4 制卷
4.1 制卷是将入卷材料装订制作成册的过程,是决定案卷呈现形式的重要阶段。
4.2 为制卷方便,双面打印文件原则上复印为单面文件。
4.3 对于文件上标注,尽量去除,如无法去除原则上应重新打印清洁版入卷。
4.4 入卷图表、照片等需要保留彩色状态的,应单独彩色打印,避免后期制卷过程中复印遗失颜色。对于部分异型图表,应注意入卷折叠方式。
4.5 在打印页码前,应复查全卷,避免出现错页、漏页、倒页等情况,不能夹入文件原件。复查完毕后,交由出庭律师审查,如果文件过多,由出庭律师决定如何分册装订。
4.6 应对全卷进行页码打印或编辑。如直接在PDF文件上附加页码,可利用Adobe Acrobat等PDF编辑软件的“添加页眉和页脚”功能实现。注意在“外观选项”中勾选“缩小文档以避免覆盖文档的文本和图形”。电子插入页码可位于页面中间页脚,可采用“第X页,共X页”格式。如利用打码器,页码一般置于页面右上或右下角。
4.7 根据页码编号,编制卷宗目录。
4.8 制作卷宗首页,包含案卷编号、案号、审理法院、客户名称及联系方式、代理律师、归档时间等信息。在首页下方标注保密提示。
4.9 卷宗交付复印、装订。装订注意采取书脊装订牢固的方式,便于长期保存和翻阅,封面采取精装。卷宗制作份数为客户数+1,我方及各客户各留存一套。
4.10 将全部文件电子版及需附上影音文件刻制光盘或装入空白U盘,置入成品卷宗。
5 其他
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